Deze algemene voorwaarden beschrijven hoe Groeten Uit Oostende werkt. Ze zijn bewust geschreven in duidelijke taal, zodat iedereen weet wat hij of zij van een samenwerking mag verwachten.
1. Toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle eventuele fotoshoots, samenwerkingen en het gebruik van foto’s die worden gemaakt door Groeten Uit Oostende.
Groeten Uit Oostende is een persoonlijk fotografieproject van een liefhebber/amateurfotograaf. Meer informatie over de persoon achter dit project is terug te vinden op de pagina ‘Wie ben ik?’ op deze website.
Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld in duidelijke taal en hebben als doel heldere afspraken te maken tussen de fotograaf en de deelnemers aan een eventuele fotoshoot.
2. Werkwijze
Alle fotoshoots gebeuren uitsluitend op TFP-basis (Time For Photos).
Dat betekent dat de samenwerking volledig vrijwillig gebeurt en dat geen van beide partijen een financiële vergoeding betaalt of ontvangt voor de fotoshoot.
Groeten Uit Oostende is geen commerciële fotostudio. De afgesproken fotoshoots gebeuren uitsluitend op vrijwillige TFP-basis en niet in het kader van een commerciële fotografiepraktijk.
3. Totstandkoming van een fotoshoot
Een fotoshoot komt tot stand nadat beide partijen hierover onderling overeenstemming hebben bereikt.
De locatie, datum, duur en stijl van de fotoshoot worden vooraf in onderling overleg bepaald.
Iedere deelnemer engageert zich om gemaakte afspraken zoveel mogelijk na te komen.
3.2 Bijkomende kosten
De fotoshoots van Groeten Uit Oostende gebeuren op TFP-basis en zijn in principe kosteloos.
Wanneer een deelnemer ervoor kiest om bijkomende kosten te maken, zoals het inschakelen van een visagist of stylist, het huren van een locatie, het aanvragen van vergunningen, het betalen van toegangsgelden, huren van bepaalde kleiding of andere externe diensten, zijn deze kosten volledig ten laste van de deelnemer, tenzij vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk een andere afspraak werd gemaakt.
Groeten Uit Oostende kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor kosten die door de deelnemer vrijwillig werden gemaakt in het kader van een fotoshoot. Betalingen hiervoor gebeuren rechtstreeks en nooit via Groeten Uit Oostende, tenzij vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk hierover een andere afspraak werd gemaakt.
4. Annulering of verplaatsing
Het leven loopt soms anders dan gepland. Daarom vraagt Groeten Uit Oostende om een geplande fotoshoot zo snel mogelijk te annuleren of te verplaatsen wanneer deelname onmogelijk blijkt.
Ook de fotograaf behoudt zich het recht voor een fotoshoot te verplaatsen of te annuleren wanneer omstandigheden dit noodzakelijk maken, bijvoorbeeld bij ziekte, technische problemen, onveilige weersomstandigheden of andere situaties van overmacht.
Wanneer mogelijk wordt samen een nieuwe datum gezocht.
Van de deelnemer wordt verwacht dat hij of zij gemaakte afspraken respecteert. Indien een deelnemer zonder voorafgaand bericht niet op een afgesproken fotoshoot verschijnt of herhaaldelijk afspraken annuleert, behoudt Groeten Uit Oostende zich het recht voor om toekomstige samenwerkingen te weigeren.
5. Verloop van de fotoshoot
Een fotoshoot verloopt in een ontspannen en respectvolle sfeer.
Tijdens de fotoshoot zijn wederzijds respect, open communicatie en een aangename samenwerking vanzelfsprekend.
Groeten Uit Oostende behoudt zich het recht voor een fotoshoot stop te zetten wanneer de omstandigheden dit noodzakelijk maken of wanneer het wederzijds respect verloren gaat.
6. Selectie en nabewerking
Na iedere fotoshoot maakt de fotograaf een eerste selectie van technisch geslaagde foto’s.
Deze selectie wordt gedeeld zodat de deelnemer zijn of haar favoriete beelden kan aanduiden op basis van persoonlijke voorkeur, zoals pose, expressie, compositie of de keuze tussen kleur en zwart-wit.
Op basis van deze voorkeuren maakt de fotograaf de definitieve selectie.
Enkel deze geselecteerde foto’s worden zorgvuldig en volledig nabewerkt.
Deze werkwijze laat toe de beschikbare tijd maximaal te besteden aan de foto’s die voor beide partijen de grootste meerwaarde hebben.
Groeten Uit Oostende verbindt zich ertoe om foto’s aan te leveren in een aanvaardbare tijdspanne.
RAW-bestanden en niet-geselecteerde foto’s worden in principe niet afgeleverd.
7. Gebruik van de foto’s
De deelnemer mag de door Groeten Uit Oostende afgeleverde foto’s vrij gebruiken, delen en publiceren, zowel voor persoonlijke als voor commerciële doeleinden.
De enige voorwaarde is dat bij publicatie of gebruik steeds de naam van de fotograaf wordt vermeld, zoals beschreven in artikel 8 van deze algemene voorwaarden.
Om de fotografische stijl en beeldkwaliteit te respecteren, worden de afgeleverde foto’s bij voorkeur niet verder bewerkt, voorzien van filters of uitgesneden.
Indien een andere uitsnede, een zwart-witversie of een andere bewerking gewenst is, volstaat een eenvoudig verzoek. Groeten Uit Oostende voert dergelijke aanpassingen, waar mogelijk, graag zelf uit.
8. Auteursrecht en naamsvermelding
Het auteursrecht op alle gemaakte foto’s blijft steeds eigendom van de fotograaf overeenkomstig de Belgische auteurswetgeving.
Bij publicatie of gebruik van foto’s die door Groeten Uit Oostende werden gemaakt, wordt steeds de naam van de fotograaf vermeld.
Dit geldt zowel voor digitaal gebruik (zoals websites, sociale media en online publicaties) als voor gedrukt materiaal (zoals affiches, brochures, flyers, cd/lp-hoezen, merchandising en andere publicaties).
In uitzonderlijke gevallen kan hiervan worden afgeweken, maar uitsluitend na voorafgaand schriftelijk akkoord van Groeten Uit Oostende. Een dergelijke uitzondering wordt enkel toegestaan wanneer hiervoor een gegronde reden bestaat, bijvoorbeeld om esthetische of praktische redenen.
De foto’s worden zonder watermerk afgeleverd. Vanaf het moment dat de foto’s worden gebruikt of gepubliceerd, is de gebruiker zelf verantwoordelijk voor het correct vermelden van de naam van de fotograaf.
9. Gebruik door Groeten Uit Oostende
Tenzij vooraf anders werd afgesproken, behoudt Groeten Uit Oostende zich het recht voor om gemaakte foto’s te gebruiken voor de eigen portfolio, website, sociale media, tentoonstellingen, publicaties en andere communicatiedoeleinden die rechtstreeks verband houden met het fotografieproject.
Wanneer een deelnemer vooraf gemotiveerd aangeeft dat publicatie ongewenst is, wordt hiervoor in onderling overleg een passende oplossing gezocht.
10. Minderjarigen
Fotoshoots met minderjarigen vinden uitsluitend plaats met toestemming en liefst in het bijzijn van een ouder of wettelijke voogd.
Groeten Uit Oostende vraagt daarbij zowel een mondelinge toestemming als een schriftelijke bevestiging aan de ouder of voogd voorafgaand aan de fotoshoot.
Ook voor het publiceren van foto’s waarop minderjarigen herkenbaar in beeld zijn, worden de afspraken met de ouders of wettelijke voogd steeds gerespecteerd.
11. Privacy
Persoonlijke gegevens die in het kader van een fotoshoot worden gedeeld, worden uitsluitend gebruikt voor de praktische organisatie van de samenwerking.
Groeten Uit Oostende verkoopt of verstrekt geen persoonsgegevens noch foto’s aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.
12. Aansprakelijkheid
Groeten Uit Oostende besteedt de grootste zorg aan iedere fotoshoot en aan de bewaring van de afgewerkte foto’s.
Ondanks alle voorzorgen kunnen technische defecten, overmacht of onvoorziene omstandigheden nooit volledig worden uitgesloten.
Groeten Uit Oostende kan daarom niet aansprakelijk worden gesteld voor onvoorziene omstandigheden buiten zijn redelijke controle.
13. Slotbepalingen
Door deel te nemen aan een fotoshoot verklaart de deelnemer kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.
Wanneer een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig of onafdwingbaar zou blijken, blijven alle overige bepalingen onverminderd van kracht.
Tot slot…
Deze algemene voorwaarden zijn niet geschreven om het leven ingewikkeld te maken.
Ze zijn bedoeld om duidelijk te maken hoe Groeten Uit Oostende werkt: met wederzijds respect, vertrouwen, open communicatie en een gedeelde passie voor fotografie.
Heb je een vraag, een bijzonder verzoek of twijfel je ergens over? Neem dan gerust contact op. Vaak is een eenvoudig gesprek de snelste en prettigste manier om tot een oplossing te komen.
(Laatst bijgewerkt: 4 juli 2026)